1. ¿Quién puede utilizar este canal?
Pueden comunicar a través de este canal, entre otras, las siguientes personas: empleados y directivos actuales, antiguos empleados, candidatos en procesos de selección, personal de empresas proveedoras, contratistas y subcontratistas, becarios, voluntarios, accionistas, y en general cualquier persona que haya obtenido información sobre posibles infracciones en un contexto laboral o profesional relacionado con ARELANCE.
2. ¿Cómo se puede comunicar?
La comunicación puede realizarse por cualquiera de los siguientes medios:
- Por escrito, a través del correo electrónico canaldenuncias@arelance.com.
- Verbalmente, a través de la línea telefónica habilitada (952 02 85 85, extensión 2).
- Mediante solicitud de reunión presencial con el Responsable del Sistema, que se atenderá en un plazo máximo de 7 días hábiles desde su solicitud.
El sistema permite, asimismo, la presentación de comunicaciones de forma anónima. En este caso, no obstante, se recomienda facilitar un medio de contacto que permita solicitar aclaraciones o informar del resultado de la investigación, sin perjuicio de que ello no es un requisito para la admisión de la comunicación.
3. Gestión y confidencialidad
Este sistema está diseñado, establecido y gestionado para garantizar la confidencialidad de la identidad del informante, de la persona afectada y de cualquier tercero mencionado en la comunicación, así como de las actuaciones desarrolladas en su gestión y tramitación, impidiendo el acceso de personal no autorizado. El acceso a las comunicaciones recibidas está restringido al Responsable del Sistema y, en su caso, al personal expresamente autorizado para su tramitación, quienes actúan con la debida independencia y bajo el deber de secreto.
4. Procedimiento y plazos
- 1Acuse de recibo de la comunicación en un plazo máximo de 7 días naturales desde su recepción, salvo que el informante hubiera solicitado expresamente lo contrario o existan motivos para presumir que ello podría comprometer la confidencialidad.
- 2Investigación de los hechos comunicados por el Responsable del Sistema, pudiendo recabar la información adicional que resulte necesaria y con respeto al derecho de defensa de la persona afectada.
- 3El plazo máximo para resolver la investigación es de 3 meses desde el acuse de recibo (o desde la finalización del plazo de 7 días si no se hubiera acusado recibo), prorrogable por otros 3 meses en investigaciones de especial complejidad.
- 4Comunicación al informante del resultado de las actuaciones, en la medida en que ello no comprometa la investigación ni los derechos de terceros.
5. Protección frente a represalias
ARELANCE no permitirá ni tolerará ningún tipo de represalia, directa o indirecta, contra las personas que comuniquen de buena fe hechos a través de este canal, incluyendo, entre otras: despido, no renovación de contrato, denegación de promoción, cambio de puesto o de lugar de trabajo, denegación de formación, evaluación negativa de desempeño injustificada, o cualquier otro trato desfavorable. El informante que actúe de buena fe conserva su derecho a acudir, adicionalmente o en lugar de este canal, a las autoridades competentes.
Se considera que actúa de buena fe quien, en el momento de la comunicación, tenga motivos razonables para pensar que la información es veraz. Las comunicaciones realizadas a sabiendas de su falsedad no gozan de la protección prevista en la Ley 2/2023 y pueden dar lugar a las responsabilidades que correspondan.
6. Canal externo
El informante puede optar por presentar su comunicación directamente ante el canal externo de la Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.I.P.I. (o, en su caso, ante la autoridad autonómica equivalente cuando resulte competente), sin necesidad de haber utilizado previamente este canal interno. Asimismo, cuando corresponda, podrá dirigirse a las instituciones, órganos u organismos competentes de la Unión Europea.
7. Protección de datos personales
- Responsable del tratamiento: ARELANCE, S.L. (NIF B-92.463.470). Delegado de Protección de Datos: dpd@arelance.com.
- Finalidad: gestión, investigación y tramitación de las comunicaciones recibidas a través del Sistema Interno de Información, así como la adopción de las medidas que, en su caso, procedan.
- Base jurídica: cumplimiento de una obligación legal (art. 6.1.c RGPD), en virtud de la Ley 2/2023, de 20 de febrero.
- Destinatarios: únicamente accederán a los datos el Responsable del Sistema y el personal expresamente autorizado para la tramitación de la comunicación. Los datos podrán comunicarse, cuando resulte necesario, al Ministerio Fiscal, a la autoridad judicial o a la A.A.I., así como a las autoridades administrativas competentes.
- Plazo de conservación: los datos se conservarán en el sistema únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación. Transcurridos tres meses desde la recepción de la comunicación sin que se hayan iniciado actuaciones, los datos deberán ser suprimidos, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del sistema, en cuyo caso se conservarán debidamente anonimizados. Si se hubiera iniciado una investigación o procedimiento judicial, los datos podrán conservarse en el sistema mientras dicho procedimiento continúe. En todo caso, y con carácter general, los datos no se conservarán en el sistema por un periodo superior a diez años.
- Derechos: puede ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad y oposición en los términos descritos en nuestra Política de Privacidad, así como presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es). No obstante, el ejercicio del derecho de acceso por parte de la persona afectada por la comunicación podrá quedar limitado, en los términos previstos en el art. 24 de la Ley 2/2023 y en la normativa de protección de datos, cuando resulte necesario para garantizar la protección de la identidad del informante.